คือ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System) หรือ MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการเพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอก สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้องให้สารสนเทศในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้องแม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จากระบบเอ็มไอเอสสูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบเอ็มไอเอสแล้ว จะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวมขององค์กรในปัจจุบันรวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดีขอบเขตของรายงานจะขึ้นอยู่กับลักษณะของสารสนเทศและจุดประสงค์การใช้งานโดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ Management Information System : MIS เป็นระบบการจัดหาคนหรือข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กับข้อมูลเพื่อการดำเนินงานขององค์การการจัดโครงสร้างของสารสนเทศโดยแบ่งตามลำดับการนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้ 4 ระดับดังนี้
1. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผนนโยบาย กลยุทธ์ และการตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัตและการตัดสินใจของผู้บริหารระดับกลาง
3. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฎิบัติการและการควบคุมในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่างจะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฎิบัติงาน
4. ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล
ระบบสารสนเทศเป็นระบบรวมทั้งนี้เนื่องจากไม่สามารถเก็บรวบรวมในลักษณะระบบเดียวเนื่องจากขนาดข้อมูลมีขนาดใหญ่และมีความซับซ้อนมากทำให้การบริหารข้อมูลทำได้อยาก การนำไปใช้ไม่สะดวกจึงจำเป็นต้องแบ่งระบบสารสนเทศออกเป็นระบบย่อย 4 ส่วนได้แก่
ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System :TPS)
ระบบจัดการรายงาน (Management Reporting System :MRS)
ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System :DSS)
ระบบสารสนเทศสำนักงาน (Office Information System :OIS)
ลักษณะของระบบเอ็มไอเอสที่ดีระบบเอ็มไอเอส จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บข้อมูลรายวัน ระบบเอ็มไอเอส จะใช้ฐานข้อมูลที่ถูกรวมเข้าด้วยกัน และสนับสนุนการทำงานของฝ่ายต่าง ๆ ในองค์กร ระบบเอ็มไอเอส จะช่วยให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ข้อมูลที่เป็นโครงสร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ ระบบเอ็มไอเอสจะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร ระบบเอ็มไอเอสต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการใช้งานของบุคลเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
MIS ถูกสร้างขึ้นเป็น แหล่ง สารสนเทศ ให้แก่ผู้บริหาร ระดับต่าง ๆ ดังนี้
1. ระดับ Operational Control เป็นการบริหารงาน ระดับล่างสุด ที่ควบคุมการดำเนินงานต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
2. ระดับ Managerial Control เป็นระดับที่เกี่ยวข้องกับการจัดทำงบประมาณและการจัดสรรทรัพยากรสารสนเทศจะช่วยตัดสินใจการจัดสรรทรัพยากรที่มีจำกัดให้แก่งานประเภทต่างๆ ได้อย่างถูกต้อง
3. ระดับ Strategic Planning เป็นระดับของการวางนโยบาย ที่จะทำให้วัตถุประสงค์บรรลุความสำเร็จ สารสนเทศจะช่วยการตัดสินใจให้ดำเนินการในแนวทางที่ถูกต้อง
ลักษณะของ MIS
1. MIS ต้องสนับสนุนการบริหารงานในทุกระดับ
2. MIS ควรจะสามารถเชื่อมโยง หรือ ประสานงานระบบข้อมูลในหน่วยงานย่อยต่าง ๆ ได้
3. MIS ต้องมีข้อมูลพร้อมที่จะถูกประมวลผลเพื่อให้คำตอบแก่ผู้บริหารได้เสมอสำหรับความต้องการที่เรียกว่า Unstructured Request
4. MIS ควรเป็นระบบซึ่งสามารถนำเทคนิคการวิจัยดำเนินงานมาใช้ได้
5. MIS ควรมีลักษณะการจัดเก็บข้อมูลที่แน่นอน และไม่ซ้ำซ้อนกันโดยนัย มีการจัดเก็บข้อมูลไว้แห่งเดียวเพื่อสะดวกต่อการแก้ไขปรับปรุง
ความล้มเหลวของ MIS
1. ผู้บริหารไม่เห็นความสำคัญ
2. สารสนเทศที่ได้ ไม่ช่วยการบริหารงานเพียงถูกใช้ควบคุมงานประจำวันเท่านั้น
3. การทำ MIS เป็น Total Information System นั้นทำได้ยากและส่วนใหญ่เป็นไปไม่ได้
4. การสร้าง MIS ใช้ต้นทุนสูงเกินความจำเป็น เช่น ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์
รูปแบบของ MIS ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบต่างๆ ขององค์กรนั้นๆ เช่นลักษณะการแบ่งงาน ความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงาน ความพร้อมของกิจกรรมต่างๆ แบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ
1. MIS ย่อย ใช้เฉพาะในหน่วยงานย่อย
2. MIS รวม ใช้ทั้งองค์กร
เปรียบเทียบ ข้อดี – ข้อเสีย
MIS ย่อย
ข้อดี
1. ลักษณะของข้อมูล คุ้นเคยกับเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติประจำอยู่แล้ว ( เข้าใจง่าย ผิดพลาดน้อย )
2. ใช้ บุคลากร งบประมาณ เวลาดำเนินการ ค่อนข้างน้อย
3. โอกาสสร้าง MIS ได้สำเร็จ อยู่ในระดับสูง
ข้อเสีย
1. ความพร้อมที่ไม่เท่ากันของหน่วยงานย่อย รวมทั้ง การรวบรวมและความทันสมัยของข้อมูล เป็น อุปสรรคต่อการผลิต สารสนเทศ เป็นส่วนรวมที่ผู้บริหารต้องการ
2. ข้อมูลประเภทเดียวกัน ปรากฏในหลายหน่วยงานย่อยเป็น นัย แห่งความซ้ำซ้อน และ ความขัดแย้ง ทำให้ ขาดความน่าเชื่อถือ และ เสียค่าใช้จ่ายสูง
MIS รวม
ข้อดี
1. เหมาะสำหรับองค์กรที่มีลักษณะความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานย่อยด้วยกัน เป็นไปอย่างแน่นแฟ้น
2. แก้ไขปัญหาความซ้ำซ้อน และ การขัดแย้งของข้อมูลได้ง่าย
ข้อเสีย
1. ขอบข่ายของการดำเนินงานสร้าง MIS กว้างกว่าของหน่วยงานย่อย
2. จำเป็นต้องสร้างหน่วยงานใหม่ ที่ต้องได้รับการจัดสรร งบประมาณ และ บุคลากร เฉพาะ
3. โอกาสสร้าง MIS ได้สำเร็จ อยู่ในระดับต่ำ
สรุป MIS เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในการบริหาร โดยจะใช้ในหน่วยงานและองค์กรต่างๆ เพื่อให้ได้งานที่มีประสิทธิภาพและถูกต้องสมบูรณ์ภายในหน่วยงาน รูปแบบของ MIS จะขึ้นอยู่กับองค์ประกอบของหน่วยงานต่างๆที่ใช้โปรแกรม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น